Grand Besançon Métropole a sélectionné pour sa gestion de projets l’outil Planisware Orchestra, et pour l’accompagnement organisationnel et au déploiement, le cabinet de conseil en organisation et management YCAP Group.

La Métropole a pour objectif de :

·      Disposer d’une vision partagée des dossiers à lancer et en cours selon leur niveau d’enjeu

·      Aligner l’allocation des ressources budgétaires et humaines nécessaires à la réalisation des dossiers

·      Assurer un suivi des dossiers par la chaîne de commandement

Dans ce cadre, un POC a été réalisé en 2020, lors duquel la solution a été introduite pour répondre aux besoins de la Métropole. Il a alors été constaté la nécessité avant de la déployer de s’accorder sur un référentiel commun de gouvernance aux portefeuilles et projets de la collectivité.

Une analyse de maturité a débuté en Avril 2021 et elle a permis de coconstruire la démarche à suivre pour la suite du déploiement.

L’accompagnement s’est structuré autour de deux séries d’ateliers :

·      une série sur les principes communs de gouvernance (s’accorder sur les rôles de pilotage du politique à l’opérationnel, sur les instances de pilotage et de décision, sur les modalités de prise de décision pour le lancement d’un projet, sur un cycle de vie commun…)

·      une série sur les spécifications du paramétrage à implémenter dans la solution en y intégrant les différents processus et vocabulaires définis en atelier. 

L’ensemble des processus de gestion en partant des demandes aux portefeuilles en passant par les projets, a été revu et uniformisé, avec des spécificités par direction impliquée : la Direction des Systèmes d’Information et la Direction Architecture & Bâtiments.